In welke stappen ga je van een mondelinge afspraak naar een getekende bon?

Het extra werk is besproken, de bewoner knikte en jij bent alweer bezig. Tussen dat knikje en een bon die bij de eindafrekening overeind blijft, zitten een paar handelingen in een vaste volgorde. Wie die volgorde aanhoudt, hoeft achteraf nooit meer te reconstrueren wat er precies is afgesproken.

Waarom de volgorde belangrijker is dan de snelheid

De meeste meerwerkdiscussies ontstaan niet omdat er iets is vergeten, maar omdat de handelingen in de verkeerde volgorde zijn gedaan. Eerst werken en dan pas prijzen, of eerst factureren en dan pas uitleggen: in beide gevallen komt de opdrachtgever voor een voldongen feit te staan.

De wet redeneert precies andersom. Artikel 7:755 BW zegt dat je een prijsverhoging alleen kunt vorderen als je de opdrachtgever tijdig hebt gewezen op de noodzaak van het extra werk. Tijdig betekent: voordat het is uitgevoerd, op een moment dat hij nog nee kan zeggen.

Het stappenplan hieronder zet die logica om in handelingen. Elke stap duurt kort, maar geen enkele stap mag worden overgeslagen of omgedraaid.

Stap 1: benoem het extra werk op het moment dat je het ziet

Meerwerk begint bij een constatering: de leiding loopt anders dan op tekening, de ondervloer is zachter dan gedacht, de bewoner wil toch een tweede aansluiting. Op dat moment is het nog geen meerwerk, maar een waarneming.

Maak er meteen een mededeling van. Loop naar de opdrachtgever of bel hem, en zeg in één zin wat je ziet en dat het gevolgen heeft voor prijs of planning. Doe dat voordat je gereedschap pakt, want daarna wordt het een verhaal achteraf.

Maak op datzelfde moment een foto van de aanleiding. Een foto van een open wand of een aangetroffen constructie is later de kortste uitleg die er bestaat, en hij kost je een paar tellen.

Stap 2: leg in gewone taal uit waarom het nodig is

Een opdrachtgever die niet begrijpt waarom iets moet, gaat later twijfelen aan de rekening. Leg daarom eerst de noodzaak uit en pas daarna de prijs. Twee zinnen zijn genoeg: wat er aan de hand is, en wat er gebeurt als je het niet doet.

Maak onderscheid tussen drie soorten extra werk, want ze roepen verschillende reacties op.

• Noodzakelijk werk: zonder dit werk kun je niet verder of levert het resultaat niet op wat is afgesproken.
• Werk op verzoek: de opdrachtgever wil iets anders of iets extra's dan in de offerte stond.
• Werk dat kan wachten: het is verstandig, maar het hoeft niet nu. Dit hoort in een aparte offerte, niet in een meerwerkbon.

Zeg er hardop bij in welke categorie het valt. Dat scheelt het gesprek waarin de bewoner later zegt dat hij dacht dat het erbij hoorde.

Stap 3: noem de prijs voordat het gereedschap weer aangaat

Dit is de stap die het vaakst wordt overgeslagen, omdat hij ongemakkelijk voelt. Toch is dit het moment waarop je de meeste discussie voorkomt. Geef een bedrag, of een rekenwijze waar de opdrachtgever iets aan heeft.

Een rekenwijze is bijvoorbeeld een uurtarief plus materiaal op nacalculatie, met een schatting van het aantal uren en een grens waarboven je opnieuw overlegt. Zo weet de klant waar hij aan begint, ook als het precieze bedrag nog niet vaststaat.

Noem meteen het btw-tarief dat je gaat rekenen. Het algemene tarief is 21 procent en daarnaast bestaat er een verlaagd tarief van 9 procent. Welk tarief bij dit werk hoort, weet jij of je boekhouder; zet het in elk geval op de bon, zodat het bedrag dat de klant hoort ook het bedrag is dat hij straks ziet.

Stap 4: schrijf de bon op de plek van het werk

Nu pas komt de bon. Vul hem in terwijl je bij de aanleiding staat, want dan schrijf je vanzelf concreter dan achteraf op de bank. Een bon die op de klus is opgemaakt bevat details die je 's avonds niet meer weet.

De regels die je invult

1. Het werk en het adres, plus de naam van de opdrachtgever die tekent.
2. De datum van vandaag.
3. Wat er extra gebeurt, in de woorden van iemand die er niet bij was.
4. Waarom het nodig is, met verwijzing naar de foto.
5. Het bedrag of de rekenwijze, met het btw-tarief erbij.
6. Het gevolg voor de planning, ook als dat nul dagen is.

Loop die zes regels de eerste keren bewust af, desnoods hardop. Na een paar bonnen ken je de volgorde uit je hoofd en vul je hem sneller in dan je een appje typt.

Stap 5: laat tekenen terwijl je er samen naar kijkt

Draai het scherm naar de opdrachtgever en lees de omschrijving samen door. Dat klinkt formeel, maar het duurt een paar tellen en het haalt de scherpte uit elke latere discussie: hij heeft het gelezen, niet alleen getekend.

Laat daarna tekenen met de vinger op het scherm. Bij een particuliere opdrachtgever vraagt artikel 7:752 lid 2 BW dat meerwerk schriftelijk wordt overeengekomen, en een digitale bon met omschrijving, bedrag, datum en handtekening voldoet aan die eis.

Teken zelf ook, of laat de bon automatisch op naam van je bedrijf staan. Een bon met één handtekening is een verklaring, een bon met twee is een afspraak.

Stap 6: stuur de kopie voordat je verder werkt

De handtekening is niet het einde van de stap. Pas als de opdrachtgever de bon in zijn eigen mailbox heeft, is het akkoord van twee kanten vastgelegd. Verstuur daarom direct, en werk daarna pas door.

Heb je geen bereik, dan vul je de bon gewoon in en laat je tekenen zonder verbinding. Zodra je telefoon weer een netwerk vindt, vertrekt de kopie alsnog en komt de bon in het dossier van het werk terecht. Je hoeft niets te onthouden.

Deze zes stappen op de klus zelf staan uitgebreider beschreven in het artikel over meerwerk vastleggen zonder de klus stil te leggen, inclusief de situaties waarin de opdrachtgever er niet bij is.

Stap 7: controleer het dossier voordat je factureert

De laatste stap gebeurt op kantoor. Open het werk, zet de getekende bonnen op een rij en vergelijk het totaal met wat je op de eindfactuur zet. Ontbreekt er een bon bij een post, dan factureer je die post niet zonder eerst te bellen.

Voeg de bonnen als bijlage bij de factuur. De opdrachtgever ziet dan zijn eigen handtekeningen terug en heeft geen reden om de hele factuur aan te houden. Dat scheelt de wachttijd die ontstaat als je een aangepaste factuur moet sturen, waarna de betaaltermijn van 30 dagen opnieuw begint te lopen.

Wat je doet als een stap niet lukt

De opdrachtgever is niet op de klus

Maak de bon toch op en stuur hem per e-mail met de vraag om digitaal te tekenen. Begin niet met het werk voordat het antwoord binnen is, tenzij het niet doorwerken meer schade oplevert dan het extra werk kost. In dat geval leg je die afweging schriftelijk vast in de bon.

Hij wil niet tekenen

Leg de weigering net zo netjes vast als een akkoord. Noteer wat je hebt voorgesteld, wat het kost, dat de opdrachtgever niet akkoord is en welk gevolg dat heeft voor het resultaat. Verstuur die bon alsnog. Zo blijkt zwart op wit dat je tijdig hebt gewezen op de noodzaak, wat artikel 7:755 BW van je vraagt.

Het bedrag is nog onbekend

Werk met een rekenwijze en een bovengrens in plaats van een vast bedrag. Zet erbij dat je opnieuw overlegt zodra die grens in zicht komt. Een bon met een duidelijke grens is beter dan geen bon, en beter dan een bedrag dat je later moet bijstellen.

Het stappenplan in één overzicht

Stap	Wat je doet	Waar het je voor behoedt
1	Benoemen en fotograferen zodra je het ziet	Een reconstructie achteraf zonder bewijs
2	De noodzaak uitleggen in gewone taal	Twijfel over de vraag of het wel moest
3	Prijs of rekenwijze noemen, met btw-tarief	Een bedrag dat als verrassing binnenkomt
4	De bon invullen op de plek van het werk	Vage omschrijvingen die alleen jij begrijpt
5	Samen doorlezen en laten tekenen	De opmerking dat hij het niet zo had begrepen
6	De kopie meteen versturen	Een akkoord dat alleen in jouw telefoon staat
7	Het dossier controleren voor de factuur	Een factuurregel zonder onderliggende bon

Zeven stappen, één gewoonte

Op papier lijken zeven stappen veel. In de praktijk zijn het twee gesprekken van een paar minuten en één handeling op kantoor. Wat het lastig maakt is niet de hoeveelheid werk, maar het doorbreken van de gewoonte om eerst door te werken en later te regelen.

Spreek binnen je bedrijf één regel af: er gaat geen gereedschap aan voor extra werk zonder getekende bon. Wie die regel één werk lang volhoudt, merkt bij de afrekening waarom het de moeite waard is. Hoe dat uitpakt bij een verbouwing waar het meerdere keren achter elkaar speelt, laat het geschetste voorbeeld van een badkamer met drie keer extra werk zien.

Reken voor jezelf ook eens door wat meerwerk zonder handtekening je uiteindelijk kost. Dat bedrag maakt de zeven stappen aantrekkelijker dan welk goed voornemen ook.

Conclusie: de bon hoort tussen het praten en het werken

Van mondelinge afspraak naar getekende bon is geen administratieve klus maar een volgorde: zien, uitleggen, prijzen, opschrijven, laten tekenen, versturen en pas dan verder werken. Elke stap die je overslaat, kom je later tegen in het gesprek over de eindfactuur.

Met de meerwerkbonnen van Meerwerkbon staan die stappen al klaar op je telefoon: velden in de goede volgorde, tekenen op het scherm, ook zonder bereik, en een kopie die vanzelf vertrekt. De tool wordt gemaakt door Jimenez Julien, die software schrijft voor vakmensen. Wil je weten hoe dit past bij de manier waarop jouw ploeg werkt, beschrijf je situatie dan via het contactformulier.