Kosten en budget
Wat kost het je uiteindelijk als je meerwerk uitvoert zonder handtekening van de klant?
Meerwerk zonder handtekening voelt op de klus als tijdwinst. Je werkt door, de bewoner is tevreden en de administratie komt later wel. De rekening voor die keuze komt pas maanden later, en hij bestaat uit meer posten dan alleen het bedrag dat je misloopt.
Wat een niet getekende afspraak eigenlijk is
Zodra je extra werk uitvoert zonder vastgelegd akkoord, verandert de aard van je vordering. Je hebt dan geen afspraak meer, maar een claim die je moet onderbouwen. Bij een afspraak vraag je om betaling, bij een claim moet je eerst bewijzen dat er iets is afgesproken.
Dat verschil is niet theoretisch. Artikel 7:755 BW bepaalt dat je een prijsverhoging alleen kunt vorderen als je de opdrachtgever tijdig hebt gewezen op de noodzaak daarvan, tenzij hij die noodzaak zelf had moeten begrijpen. Bij een opdrachtgever die consument is, komt daar de eis uit artikel 7:752 lid 2 BW bij dat het meerwerk schriftelijk is overeengekomen.
Wie geen bon heeft, staat dus met twee wettelijke eisen tegenover zich waarvan hij er geen kan aantonen. De volledige uitleg van die twee bepalingen staat in het artikel over wat de wet vraagt als je meerwerk rekent aan een particulier.
Vier soorten kosten die je zelden bij elkaar optelt
1. Omzet die stilletjes verdwijnt
De grootste post is niet de betwiste factuurregel, maar het werk dat nooit op een factuur belandt. Een half uur hier, een extra plug daar, een ritje naar de groothandel dat niemand heeft besteld: het wordt uitgevoerd, het wordt niet genoteerd en het wordt dus niet gefactureerd.
Deze post is verraderlijk omdat er geen conflict aan te pas komt. Er is niemand die nee zegt. Het geld verdwijnt zonder dat er iemand boos wordt, en daarom valt het pas op als je aan het eind van het jaar naar je marge kijkt.
2. Uren die in de discussie gaan zitten
Zodra de opdrachtgever een post betwist, begint een tweede project waar niemand voor betaalt. Je zoekt oude foto's op, belt je collega om te vragen wat er die week precies is gebeurd, schrijft een toelichting, voert een telefoongesprek en stuurt een aangepaste factuur.
Die uren zijn duurder dan gewone werkuren, want ze gaan meestal 's avonds en in het weekend. Ze leveren geen omzet op en ze kosten je bovendien de energie die je de volgende dag op de klus nodig hebt.
3. Geld dat te laat binnenkomt
De wettelijke betaaltermijn is standaard 30 dagen. Wordt er over één post gediscussieerd, dan houdt een opdrachtgever in de praktijk vaak de hele factuur aan, ook het deel waar niets mis mee is. Stuur je daarna een aangepaste factuur, dan begint die termijn opnieuw te lopen.
Voor een bedrijf dat materiaal voorfinanciert en lonen doorbetaalt, is dat een liquiditeitsprobleem en geen boekhoudkundig detail. Het is dezelfde omzet, maar hij komt maanden later binnen, terwijl je leverancier gewoon op tijd wil worden betaald.
4. De korting die je geeft om ervan af te zijn
De laatste post is de stilste. Om het gesprek te beëindigen laat je een deel van het meerwerk vallen, of geef je een ronde korting op het totaal. Dat is een verstandige keuze op dat moment, maar het is wel de prijs van het ontbreken van een handtekening, en die betaal je uit je marge.
Reken het door met je eigen cijfers
Algemene percentages helpen niet, want elk bedrijf werkt met andere tarieven en andere klussen. Reken daarom met je eigen getallen. Neem één afgerond werk van vorig jaar erbij en loop deze stappen langs.
- Tel op hoeveel uur er op dat werk aan extra dingen is besteed die niet in de offerte stonden.
- Kijk hoeveel van die uren daadwerkelijk op de eindfactuur zijn beland.
- Vermenigvuldig het verschil met je eigen uurtarief en tel het niet gefactureerde materiaal erbij op.
- Tel de uren op die je aan uitleg, telefoontjes en herstelfacturen kwijt was, ook tegen je eigen tarief.
- Noteer hoeveel dagen later het geld binnenkwam dan de bedoeling was.
- Tel er de korting bij op die je hebt gegeven om het gesprek af te ronden.
De som van stap drie, vier en zes is wat één werk je heeft gekost. Vermenigvuldig dat met het aantal vergelijkbare werken per jaar en je hebt een bedrag waar je iets mee kunt.
De kosten als het echt misloopt
Blijft de factuur onbetaald, dan komt er een traject bij dat zijn eigen regels heeft. Bij een consument moet je eerst een kosteloze aanmaning sturen met een betaaltermijn van veertien dagen, voordat je incassokosten in rekening mag brengen.
Pas daarna mag je buitengerechtelijke incassokosten rekenen. Die volgen de wettelijke staffel uit het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten, met een minimum van 40 euro. Dat minimum staat in geen verhouding tot de tijd die een discussie over een verbouwing kost.
| Stap | Wat er gebeurt | Wat het je kost |
|---|---|---|
| Factuur wordt betwist | De hele factuur blijft staan, niet alleen de betwiste post | Je hele marge op dat werk staat stil |
| Toelichting en bewijs | Foto's zoeken, collega's bellen, reconstructie schrijven | Onbetaalde uren, meestal buiten werktijd |
| Aangepaste factuur | De betaaltermijn van 30 dagen begint opnieuw | Een maand extra voorfinanciering |
| Kosteloze aanmaning | Verplicht bij een consument, met veertien dagen termijn | Nog twee weken wachten voordat je verder kunt |
| Incassotraject | Buitengerechtelijke kosten volgens de staffel, minimaal 40 euro | Een vergoeding die de gemaakte uren zelden dekt |
| Schikken of laten vallen | Je geeft een deel op om verder te kunnen | Direct verlies op je marge |
De posten die niet in euro's staan
Naast geld en uren is er een derde kolom die zich moeilijk laat berekenen en toch zwaar telt. Een verbouwing die eindigt in een discussie levert geen aanbeveling op, en aanbevelingen zijn voor de meeste aannemers en installateurs de belangrijkste manier om aan werk te komen.
Er is ook een intern effect. Een ploeg die weet dat er weer gedoe komt over de afrekening, wordt terughoudend met melden. Ze lossen het liever zelf op en zeggen er niets over, waardoor de eerste post uit dit artikel alleen maar groeit.
Tot slot kost het je opleveringsrust. De laatste week van een werk zou over restpunten moeten gaan, niet over de vraag of dat extra kozijn nu wel of niet was afgesproken. Hoe zo'n discussie zich opstapelt over één verbouwing, laat de vergelijking van fouten in de bonnen die pas bij de eindfactuur boven water komen goed zien.
Wat vastleggen aan de andere kant kost
Tegenover die posten staat de investering om het wel te doen. Die bestaat uit twee dingen: tijd op de klus en een vast bedrag per maand.
De tijd is de eerlijkste maat. Een bon invullen, laten tekenen en versturen duurt een paar minuten, en dat gebeurt op een moment dat je toch al even stilstaat om uit te leggen wat er aan de hand is. Vergelijk die minuten met het telefoongesprek dat je anders drie maanden later voert.
Het bedrag per maand is bij Meerwerkbon 16 euro voor een zzp-er, 34 euro voor een ploeg en 69 euro voor een bedrijf met meerdere ploegen. Zet dat naast de uitkomst van je eigen rekensom uit de vorige paragraaf en de afweging is meestal snel gemaakt.
Een extra besparing bij de boekhouder
Bonnen die per werk bij elkaar staan met bedrag en btw-tarief, schelen ook werk aan de andere kant van het jaar. Je administratie moet zeven jaar bewaard blijven, en voor gegevens over onroerende zaken geldt tien jaar. Een dossier dat je in één handeling exporteert, is dan minder werk dan een doos met doorslagen.
Van kostenpost naar routine
De overstap kost geen reorganisatie. Het vraagt één afspraak binnen je bedrijf: geen extra werk zonder bon, en de bon wordt opgemaakt voordat het gereedschap weer aangaat. De rest is gewenning.
- Spreek af wie er bonnen mag opmaken en boven welk bedrag er eerst even wordt gebeld.
- Maak de bon op de plek van het werk, met een foto van de aanleiding.
- Laat direct tekenen en stuur de kopie voordat je verder werkt.
- Loop het dossier door voordat je de eindfactuur opmaakt.
Die routine staat stap voor stap uitgeschreven in het stappenplan van mondelinge afspraak naar getekende bon. Wie hem één werk lang volhoudt, merkt bij de afrekening meteen het verschil.
Conclusie: de goedkoopste minuut van je klus
Meerwerk zonder handtekening kost je omzet die verdwijnt, uren die je nooit factureert, geld dat later binnenkomt en marge die je weggeeft om het gesprek te beëindigen. Bij elkaar is dat vrijwel altijd meer dan de paar minuten die vastleggen kost.
Met de meerwerkbon van Meerwerkbon vul je die minuten zinvol: velden die klaarstaan, tekenen op de telefoon, ook zonder bereik, en een kopie die vanzelf vertrekt. Achter de tool zit Jimenez Julien, die software bouwt voor vakmensen. Wil je samen doorrekenen wat dit voor jouw werken betekent, leg je situatie dan voor via het contactformulier.
