Praktische gids
Hoe leg je meerwerk vast op de bouwplaats zonder je klus stil te leggen?
Extra werk duikt zelden op een handig moment op. De vloer ligt open, de ploeg staat klaar en de opdrachtgever wil vooral weten of het nog op tijd af komt. Juist op dat moment moet je het meerwerk vastleggen, want een uur later is de aanleiding weggewerkt en staat er niets meer zwart op wit.
Waarom vastleggen op de klus hoort en niet op kantoor
Meerwerk ontstaat op de bouwplaats en nergens anders. Je haalt een plafondplaat weg en ziet bedrading die niet deugt. Je hakt een sleuf en stuit op een leiding die niet op de tekening stond. Op dat moment ziet iedereen die erbij staat precies hetzelfde: jij, je collega en meestal ook de bewoner die net koffie brengt.
Een week later is dat gedeelde beeld verdwenen. De plaat zit dicht, de sleuf is gevuld en de opdrachtgever herinnert zich alleen nog dat je "even iets extra's" hebt gedaan. Wie dan pas een bedrag noemt, moet een situatie uitleggen aan iemand die er niet meer in kan kijken. Daar beginnen bijna alle discussies over de eindfactuur.
Er speelt ook een wettelijke kant. Bij een opdrachtgever die consument is, vraagt artikel 7:752 lid 2 BW dat meerwerk schriftelijk wordt overeengekomen, tenzij de opdrachtgever de noodzaak ervan zelf had moeten begrijpen. Artikel 7:755 BW bepaalt daarnaast dat je een prijsverhoging alleen kunt vorderen als je de opdrachtgever tijdig hebt gewezen op de noodzaak daarvan. Tijdig betekent in de praktijk: voordat je het werk uitvoert.
Kies het moment: nu, niet vanavond
De grootste denkfout is dat vastleggen tijd kost die je op dat moment niet hebt. In werkelijkheid kost het invullen van een bon minder tijd dan het telefoongesprek dat je anders drie weken later voert. De kunst is om het moment te herkennen waarop je hoort te stoppen met werken en begint met noteren.
Herken het signaal
Er zijn een paar situaties die vrijwel altijd meerwerk zijn, ook als ze klein lijken:
- je stuit op iets wat niet in de offerte of op de tekening stond;
- de opdrachtgever vraagt om een andere uitvoering, een ander materiaal of een extra aansluiting;
- je moet iets herstellen dat niet van jou is, maar wel in de weg zit;
- er komt een keuring, een aansluiting of een levering bij die niet was ingecalculeerd;
- het werk kan alleen door als er eerst iets anders gebeurt.
Het laatste punt is de lastigste, want daar zit vaak de meeste tijd in. Sloopwerk dat zwaarder blijkt, een ondergrond die eerst moet drogen, een vloer die niet vlak genoeg is voor de tegels die al besteld zijn: het lijkt onderdeel van de klus, maar het is werk waarvoor niemand heeft betaald.
Leg het uit voordat je een bedrag noemt
Een opdrachtgever die niet begrijpt waaróm iets nodig is, hoort alleen het bedrag. Draai de volgorde daarom om. Laat zien wat je hebt aangetroffen, leg uit wat er gebeurt als je het niet doet, geef aan wat het alternatief is en noem daarna pas de prijs. Twee zinnen zijn meestal genoeg, en een foto van de situatie doet de rest.
Geef ook eerlijk aan wanneer iets een keuze is en wanneer niet. Bij een verplichte ingreep zeg je dat je niet verder kunt zonder. Bij een wens van de bewoner mag de vraag gewoon zijn of hij het wil. Dat verschil maakt het gesprek korter en het akkoord steviger.
Wat er op de bon terechtkomt
Een meerwerkbon hoeft geen contract te zijn. Hij moet wel zo compleet zijn dat een buitenstaander maanden later kan volgen wat er is afgesproken. Deze velden zijn het minimum.
| Veld | Wat je invult | Waarom het telt |
|---|---|---|
| Werk en opdrachtgever | Adres van de klus en de naam van degene die opdracht geeft | Voorkomt verwarring bij meerdere klussen op één straat of één project |
| Datum | De dag waarop je de bon opmaakt | Laat zien dat je vooraf hebt gewaarschuwd en niet achteraf |
| Aanleiding | Wat je hebt aangetroffen of wat er is gevraagd | Zonder aanleiding lijkt elk extra bedrag willekeurig |
| Omschrijving | Wat je concreet gaat doen, in gewone woorden | Dit is de zin die bij de eindfactuur wordt teruggelezen |
| Prijs of rekenwijze | Een vast bedrag, of het uurtarief en de geschatte uren plus materiaal | Nacalculatie mag, maar dan moet de rekenwijze vooraf vaststaan |
| Btw | Het tarief dat op dit werk van toepassing is, het algemene tarief van 21 procent of het verlaagde tarief van 9 procent | Een bedrag zonder tarief geeft altijd ruis bij de factuur |
| Gevolg voor de planning | Hoeveel dagen het werk opschuift, of dat het geen gevolg heeft | Uitloop is voor bewoners vaak gevoeliger dan geld |
| Handtekening | De krabbel van de opdrachtgever, met datum en tijd | Maakt van een mededeling een afspraak |
Een foto van de aangetroffen situatie is geen verplicht veld, maar wel het sterkste stuk van je bon. Wie een openliggende vloer met een verrotte balk ziet, stelt geen vragen meer over de noodzaak. In de complete checklist met velden voor een meerwerkbon staat per veld uitgewerkt wat je precies noteert en waar het meestal misgaat.
Laten tekenen terwijl de ploeg doorwerkt
Vastleggen hoeft de klus niet stil te leggen, zolang je het als een korte onderbreking behandelt en niet als een vergadering. Drie afspraken met jezelf helpen daarbij.
- Je vult de bon in op de plek waar het werk ligt, niet later in de bus. De omschrijving is dan vanzelf concreet.
- Je laat de opdrachtgever tekenen op je eigen telefoon of tablet, met zijn vinger. Dat duurt seconden en er hoeft niets geprint te worden.
- De kopie vertrekt meteen naar zijn e-mailadres, zodat het bewijs niet in jouw toestel blijft hangen.
Ondertussen kan de rest van de ploeg gewoon doorwerken aan het deel dat wél is afgesproken. Alleen het meerwerk zelf wacht op de handtekening, en dat is precies de bedoeling. In het stappenplan van mondelinge afspraak naar getekende bon staat die volgorde stap voor stap uitgeschreven.
Als de opdrachtgever niet op de klus is
Bij nieuwbouw en bij verhuurde woningen sta je vaak alleen op de bouwplaats. Dan geldt dezelfde regel, alleen verschuift het moment van tekenen. Je maakt de bon toch ter plekke op, met foto, en je stuurt hem direct door met de vraag om akkoord.
Spreek daarbij expliciet af hoe het akkoord eruitziet. Een antwoord per e-mail met "akkoord" volstaat, mits jouw bon met omschrijving en bedrag in dat bericht zit. Wat niet werkt, is een mondelinge toezegging door de telefoon die je vervolgens nergens noteert.
Weigert de opdrachtgever te tekenen, dan leg je dat net zo netjes vast. Je noteert wat je hebt voorgesteld, wat het kost, en dat er geen akkoord is. Zo staat vast dat je op de noodzaak hebt gewezen, ook als het werk niet doorgaat.
Geen bereik in de kruipruimte
Bouwplaatsen zijn niet de beste plek voor mobiel internet. Een kelder, een kruipruimte of een casco met betonvloeren slikt elk signaal. Dat mag geen reden zijn om het invullen uit te stellen tot je weer buiten staat, want dan gebeurt het meestal niet meer.
Werk daarom met een bon die je offline kunt invullen en laten tekenen, en die zichzelf verstuurt zodra je toestel weer verbinding heeft. Je hoeft dan niets te onthouden en niets opnieuw in te tikken. Dat is precies de reden waarom Meerwerkbon, de bon die je op de klus laat aftekenen, zonder verbinding blijft werken.
Van losse bonnen naar een eindfactuur zonder verrassingen
Vastleggen op de klus heeft pas waarde als je de bonnen terugvindt op het moment dat je factureert. Zorg dus dat elke bon aan één werk hangt, met een doorlopende nummering, zodat je bij de afronding het hele overzicht in één keer voor je hebt.
Neem de omschrijvingen van je bonnen letterlijk over op de eindfactuur. Wie op de factuur andere woorden gebruikt dan op de getekende bon, nodigt uit tot vragen. Voeg de bonnen als bijlage toe en verwijs per regel naar het bonnummer.
Denk er ook aan dat je administratie zeven jaar bewaard moet blijven, en dat voor gegevens over onroerende zaken een termijn van tien jaar geldt. Een map met doorslagen in de bestelbus haalt dat zelden. Een digitaal dossier per werk wel. Welke misverstanden er ontstaan als die volgorde niet klopt, staat in het artikel over de fouten die pas bij de eindfactuur boven water komen.
Een vaste afspraak binnen je ploeg
Werk je met meerdere mensen, spreek dan af wie er bonnen mag opmaken. In de praktijk werkt het het beste als iedereen die zelfstandig bij een klant staat dat mag, met de afspraak dat er boven een bepaald bedrag eerst even wordt gebeld. Zo blijft de drempel laag en houd je grip op de grote posten.
Conclusie: de bon hoort bij het gereedschap
Meerwerk vastleggen is geen administratieve straf achteraf, maar een handeling van twee minuten op het moment dat je toch al even stilstaat. Wie de aanleiding, de omschrijving, de prijs, het btw-tarief en het planningsgevolg meteen noteert en laat aftekenen, hoeft bij de eindfactuur niets meer uit te leggen.
Meerwerkbon is gebouwd om die twee minuten zo kort mogelijk te houden: velden die klaarstaan, tekenen op de telefoon, offline invullen en een kopie die vanzelf naar de opdrachtgever gaat. Achter de tool zit Jimenez Julien, die deze software schrijft voor vakmensen en die het onderwerp van dichtbij volgt. Wil je zien hoe een bon eruitziet voor jouw type klussen, vraag dan een demo aan via het contactformulier.
