Klopt het dat je meerwerk gewoon op je telefoon mag laten aftekenen?

Ja, dat mag, en het is meestal steviger dan een doorslag uit een bonnenboekje. Toch komt die vraag bijna altijd terug, samen met een rij vragen over weigerende klanten, btw, bewaartermijnen en de handtekening van de buurman. Hieronder staan de antwoorden op een rij, met de wetsartikelen waar ze op steunen.

Mag een handtekening op een telefoonscherm?

Waarom digitaal gewoon voldoet

De wet stelt bij een particuliere opdrachtgever de eis dat meerwerk schriftelijk wordt overeengekomen. Dat staat in artikel 7:752 lid 2 BW. Wat er niet staat, is dat het op papier moet, met een pen, in tweevoud.

Een digitale bon met een omschrijving van het werk, de reden, het bedrag, de datum en een handtekening van de opdrachtgever voldoet aan die eis. Dat het scherm van een telefoon de drager is in plaats van doorslagpapier, verandert daar niets aan.

Wat een digitale bon sterker maakt dan papier

Bij een digitale bon leg je meer vast dan alleen de krabbel. Het moment van opmaken, het moment van tekenen en het moment van verzenden staan er alle drie bij, en de opdrachtgever heeft binnen een paar tellen zijn eigen kopie in zijn mailbox.

Dat maakt het gesprek achteraf kort. Een doorslag in het handschoenenvak kan zoekraken en een foto van een papieren bon in je fotorol is over drie maanden onvindbaar. Hoe die drie manieren zich tot elkaar verhouden, staat naast elkaar in de vergelijking van een bonnenboekje, een appje en een digitale meerwerkbon.

Vragen over de handtekening zelf

Wie moet er tekenen?

De opdrachtgever, dus degene die de overeenkomst met je heeft gesloten en de factuur betaalt. Bij een echtpaar is dat vaak één van beiden, maar zorg dan dat de naam op de bon overeenkomt met de naam op de offerte.

Een familielid, een buurman of de binnenhuisarchitect die toevallig aanwezig is, kan niet zomaar akkoord geven. Kan de opdrachtgever niet ter plaatse tekenen, stuur de bon dan per e-mail naar zijn eigen adres en laat hem daar tekenen.

Moet ik zelf ook tekenen?

Verstandig wel. Een bon met alleen de handtekening van de klant leest als een verklaring van één kant. Staat jouw bedrijfsnaam en jouw akkoord er ook op, dan is het een wederzijdse afspraak, en dat is precies wat je later wilt kunnen laten zien.

Wat als de opdrachtgever weigert te tekenen?

Dan leg je de weigering vast, net zo netjes als een akkoord. Noteer wat je hebt voorgesteld, waarom het nodig is, wat het kost en dat de opdrachtgever niet akkoord gaat. Verstuur die bon alsnog naar zijn e-mailadres.

Daarmee toon je aan dat je tijdig hebt gewezen op de noodzaak van het extra werk, wat artikel 7:755 BW van je vraagt. Voer het werk daarna niet uit, tenzij niet doorwerken grotere schade oplevert, en zet ook die afweging in de bon.

Telt een appje met "prima, doe maar" ook?

Een bericht waarin de opdrachtgever ondubbelzinnig akkoord gaat met een omschreven bedrag, is beter dan niets. Het probleem is zelden de instemming maar de context: waar ging het over, welk bedrag, welk btw-tarief en welke datum. Een berichtenreeks van weken lang is achteraf een puzzel, terwijl een bon in één oogopslag compleet is.

Vragen over geld en btw

Welk btw-tarief zet ik op de bon?

Het algemene btw-tarief is 21 procent, daarnaast bestaat een verlaagd tarief van 9 procent. Welk tarief bij jouw werk hoort, bepaal je met je boekhouder aan de hand van het soort werkzaamheid en de situatie van de woning.

Belangrijk is dat je het tarief op de bon zet en het bedrag erbij vermeldt inclusief of exclusief btw. Zo hoort de klant hetzelfde bedrag als hij later op de factuur ziet, en dat scheelt het vervelendste soort discussie: die over een misverstand.

Mag ik een schatting geven in plaats van een vast bedrag?

Ja. Werk dan met een rekenwijze: een uurtarief, de manier waarop materiaal wordt doorberekend en een bovengrens waarboven je opnieuw overlegt. Zet die grens er echt bij, want een open einde is voor een particulier onbevredigend en voor jou lastig te verdedigen.

Moeten meerwerkbonnen op de factuur terugkomen?

Op de factuur zelf horen de wettelijke factuurgegevens, waaronder de factuurdatum, een opeenvolgend factuurnummer, je btw-identificatienummer, naam en adres van beide partijen, de omschrijving, de datum van levering, de vergoeding per tarief en het btw-bedrag.

De bonnen voeg je toe als bijlage. De klant ziet dan zijn eigen handtekeningen terug bij de posten die niet in de offerte stonden. Dat voorkomt dat hij de hele factuur aanhoudt om één regel, waarna een aangepaste factuur de betaaltermijn opnieuw laat lopen.

Vragen over de wet

Wat als de klant zegt dat hij de noodzaak niet begreep?

Artikel 7:755 BW geeft je alleen recht op een prijsverhoging als je tijdig hebt gewezen op de noodzaak van het extra werk, tenzij de opdrachtgever die noodzaak zelf had moeten begrijpen. Die uitzondering is smaller dan aannemers vaak denken, zeker bij een particulier zonder bouwkennis.

Reken er dus niet op. Een bon die het uitlegt, is korter dan de discussie over de vraag of hij het had moeten snappen. De volledige uitleg van beide bepalingen staat in het artikel over wat de wet van je vraagt als je meerwerk rekent aan een particulier.

Geldt dit ook bij een zakelijke opdrachtgever?

De schriftelijkheidseis van artikel 7:752 lid 2 BW is geschreven voor de opdrachtgever die consument is. Bij een zakelijke opdrachtgever gelden meestal je eigen voorwaarden of de contractvoorwaarden van het project, maar de gedachte blijft hetzelfde: zonder vastlegging is een prijsverhoging lastig hard te maken.

Let bij zakelijke werken ook op de betaaltermijn. Standaard is 30 dagen, tussen bedrijven mag maximaal 60 dagen worden afgesproken, en grote ondernemingen mogen bij mkb-leveranciers sinds 1 juli 2022 maximaal 30 dagen hanteren.

Hebben de bonnen te maken met de oplevering?

Ja, meer dan je zou denken. Bij een consument verstrekt de aannemer bij oplevering een dossier over het gerealiseerde bouwwerk, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen. Dat consumentendossier staat in artikel 7:757a BW.

Sinds de Wet kwaliteitsborging voor het bouwen is artikel 7:758 lid 3 BW bovendien gewijzigd: de aannemer blijft na oplevering aansprakelijk voor gebreken die bij oplevering niet zijn ontdekt, tenzij die gebreken hem niet zijn toe te rekenen. Getekende bonnen die vertellen wat er waarom is gewijzigd, zijn dan geen administratie maar geheugen.

Hoe lang kan een klant nog terugkomen op een gebrek?

Artikel 7:761 BW bepaalt dat rechtsvorderingen wegens een gebrek verjaren twee jaar na protest, en dat het recht in beginsel vervalt twintig jaar na oplevering. Dat zijn lange periodes vergeleken met de tijd waarin je zelf nog precies weet hoe een werk is verlopen.

Vragen over bewaren, privacy en veiligheid

Hoe lang moet ik de bonnen bewaren?

De bewaarplicht voor je administratie is 7 jaar. Voor gegevens over onroerende zaken geldt 10 jaar. Een bon die bij het werk in een dossier staat, voldoet daar zonder extra moeite aan, terwijl een doos met doorslagen elk jaar verder uit elkaar valt.

Wat betekent de AVG voor deze gegevens?

Op een meerwerkbon staan persoonsgegevens: naam, adres en een handtekening van de opdrachtgever. De Algemene verordening gegevensbescherming is van toepassing sinds 25 mei 2018 en wordt in Nederland aangevuld door de Uitvoeringswet AVG. Toezichthouder is de Autoriteit Persoonsgegevens.

Praktisch betekent dat: verzamel niet meer dan nodig, geef alleen collega's toegang die het werk uitvoeren, en zorg dat een klant zijn eigen gegevens kan inzien als hij daarom vraagt. Een verzoek van een betrokkene moet binnen een maand worden beantwoord, met een verlenging van maximaal twee maanden.

En als er iets misgaat met de gegevens?

Een datalek moet binnen 72 uur na ontdekking bij de Autoriteit Persoonsgegevens worden gemeld, tenzij het onwaarschijnlijk is dat het lek een risico oplevert. Alle datalekken moeten intern worden geregistreerd. Bij Meerwerkbon staan de bonnen op servers binnen de Europese Unie en is de AVG leidend.

Vragen over de dagelijkse praktijk

Werkt het zonder bereik?

Ja. Je vult de bon in en laat tekenen zonder verbinding. Zodra je telefoon weer een netwerk vindt, gaat de bon naar het dossier van het werk en vertrekt de kopie naar de opdrachtgever. Kruipruimtes, kelders en dikke betonvloeren zijn dus geen excuus meer.

Wie in mijn ploeg mag bonnen opmaken?

Dat bepaal je zelf. Veel bedrijven spreken af dat elke uitvoerder een bon mag maken tot een bepaald bedrag, en dat er daarboven eerst even wordt gebeld. Het voordeel is dat de vastlegging gebeurt door degene die er staat, en dat is altijd de beste bron.

Kost dit niet gewoon tijd op de klus?

Het kost een paar minuten per keer, op een moment dat je toch al stilstaat om iets uit te leggen. Hoe je dat inpast zonder de ploeg te laten wachten, staat beschreven in het artikel over meerwerk vastleggen zonder de klus stil te leggen.

Wat kost de tool zelf?

Meerwerkbon kost 16 euro per maand voor een zzp-er, 34 euro voor een ploeg en 69 euro voor een bedrijf met meerdere ploegen. Je betaalt per maand en je zegt per maand op, en bij een opzegging kun je je dossiers en bonnen eerst exporteren.

Conclusie: geen ingewikkelde regels, wel een vaste gewoonte

De meeste vragen over meerwerk gaan uiteindelijk over hetzelfde: mag het zo, en houdt het stand als de klant er later op terugkomt. Het antwoord is bijna altijd dat de wet weinig vraagt, maar dat de vastlegging op tijd moet gebeuren en compleet moet zijn.

Met de meerwerkbon van Meerwerkbon staan de juiste velden klaar, tekent de klant op je telefoon en vertrekt de kopie meteen, ook zonder bereik. Wie deze tool bouwt en met welke achtergrond, lees je bij Jimenez Julien, de maker van Meerwerkbon. Staat jouw vraag er niet bij, stel hem dan gerust via het contactformulier.